Мы проводим если не бóльшую, то весьма значительную часть своего времени в офисе и поэтому можно считать его своим вторым домом. Подход к выбору и обустройству своего дома является для нас очень важным делом. Нас волнует то, в каком районе будет находиться офис, каких размеров он будет, какая будет планировка, какой ремонт, какие соседи нас будут окружать и многое другое.
Выбор офиса – это не менее важное занятие для любого бизнеса и требует стоящего внимания. Правильно подобранный офис способствует благоприятной рабочей атмосфере и успешности компании, в то время как неправильно подобранный может привести к большим неудобствам и даже финансовым потерям.
На какие критерии при выборе офиса стоит в первую очередь обращать внимание?
Перечислим основные критерии при выборе офисного помещения, на которые стоит обращать внимание компании любого размера:
Локация – необходимо подобрать офис в такой части города, чтобы всем сотрудникам и также клиентам было удобно добираться. Важно учесть: доступность и частота общественного транспорта, наличие удобных подъездных путей и их загруженность, достаточное количество парковочных мест.
Площадь – при выборе очень важно в заранее оценить сколько нужно места сейчас и какие могут возникнуть потребности в будущем. Кроме того, для меньших затрат нужно максимально эффективно использовать доступную площадь. Для этого удобней всегда рассматривать планировку «open space», в сравнении с традиционной кабинетной системой, которая ограничивает в проектировании рабочего пространства. Также нужно учитывать такие зоны как: ресепшн, прием гостей, обеденная/кухонная и зона санитарных узлов.
Инфраструктура – наличие такой инфраструктуры как: интернет, телефония, конференц-залы, системы пожаротушения, охлаждения и поддержания комфортного климата в любой сезон года является необходимым. Также стоит обратить особое внимание на качество этих услуг.
Стоимость – бюджет, закладываемый на аренду офиса, играет ключевую роль, но стоит учитывать, что помимо арендной платы, существуют дополнительные расходы такие как: эксплуатационные, коммунальные, налоговые платежи.
Условия договора – необходимо уделить особое внимание на основные условия: срок аренды, порядок и способ оплаты, права и обязанности, возможность пролонгации и условия расторжения. Дополнительные условия, зачастую встречающиеся в договорах: обеспечительный платеж/гарантийный взнос и ежегодное повышение арендной ставки в соответствии с уровнем инфляции.
Безопасность – офис должен находиться в безопасном районе, оборудован круглосуточным видеонаблюдением, охранной сигнализацией и ограниченным доступом в помещение. Также стоит убедиться, что здание, в котором расположен офис соответствует всем законодательным нормам.
Удобства – наличие кафе, банков, фитнес залов и других удобств, может значительно упростить жизнь сотрудника.
Соседство – всегда стоит обращать внимание на своих будущих соседей, сферу их деятельности, трафик и аудиторию их клиентов, а также отношение к рабочему пространству.
Владельцы/Управленцы помещения – нужно обращать внимание на владельцев помещения и управляющую компанию бизнес-центра, какую политику они преследуют, их отношение к действующим или прошлым арендаторам, какую концепцию они выстраивают. Так как вам придется часто коммуницировать и сотрудничать с собственниками, необходимо иметь или выстраивать взаимовыгодные отношение с общими интересами на будущее.
Важные аспекты при выборе офиса для стартапа или крупной компании
Выше мы перечислили ряд общих критериев по поиску офисного помещения, на которые стоит обращать внимание всем арендаторам. Но стоит понимать, что есть также ряд особенных критериев для офисных пространств, которые могут различаться в зависимости от размера компании.
Основные критерии, на которые стоит обращать внимание крупным компаниям
Масштабируемость:
Крупным компаниям необходимо учитывать возможность расширения офисного пространства в будущем без необходимости переезда.
Глобальное присутствие:
Офис должен соответствовать глобальному имиджу компании и её статусу на международной арене.
Технологическая инфраструктура:
Высокоскоростной интернет, современные системы связи и поддержка последних технологических решений являются критически важными.
Устойчивость и экологичность:
Крупные компании часто стремятся к использованию экологически чистых и устойчивых решений в офисном пространстве для снижения углеродного следа.
Безопасность и конфиденциальность:
Важно обеспечить высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных, что может включать в себя защищенные серверные помещения и усиленные меры безопасности.
Корпоративная культура:
Офисное пространство должно отражать корпоративную культуру и ценности компании, способствуя укреплению командного духа и лояльности сотрудников.
Доступность для международных партнеров:
Легкий доступ к международным аэропортам и транспортным узлам является важным для проведения встреч с партнерами и клиентами со всего мира.
Престижность и локация:
Престижный адрес и расположение в деловых центрах городов могут значительно повысить имидж компании.
Удобства и сервисы:
Наличие высококлассных удобств, таких как фитнес-центры, рестораны и конференц-залы, может быть важным для привлечения и удержания талантливых сотрудников.
Юридические и налоговые аспекты:
Различные юрисдикции предлагают разные налоговые льготы и условия для бизнеса, что также может влиять на выбор офисного пространства.
Основные критерии, на которые стоит обращать внимание стартам и небольшим компаниям
В сравнении с крупными компаниями, для малого и среднего бизнеса поиск подходящего помещения выглядит немного проще, а для стартапов, где количество сотрудников не превышает трёх человек, есть оптимальные решения в виде коворкингов и мини-офисов.
Удобно это тем, что арендатор платит за готовое решение офисного пространства. В таких офисах уже предусмотрены заранее: чистовая отделка, мебель, рассадка, интернет, коммунальные платежи, обеденная зона, а также конференц-залы и комнаты для встреч и переговоров.
Таким образом арендатор получает комфорт и инфраструктуру, как в больших современных офисных пространствах, но в то же время исключает риски и затраты, связанные с дизайном собственного офиса.
Советы по оценке состояния помещения
Критерии наподобие локации, окружающей инфраструктуры, размера помещения и стоимости аренды/покупки безусловно являются важными аспектами при выборе офиса. Но перед тем, как подписывать договор, необходимо также оценить состояние помещения. Ведь даже элитный офис в самом центре города может иметь существенные технические недостатки, которые могут привести к большому количеству проблем в будущем.
Есть несколько типов отделки в котором сдаются офисные пространства: чистовая, предчистовая и черновая.
При просмотре чистовой отделки оцените состояние стен, пола, потолка, окон и дверей. Обратите внимание на наличие повреждений, плесени или других признаков износа.
Изучите, из чего выполнена отделка помещения. Зачастую используемый материал отделки не всегда совпадает с дизайнерским решением вашего будущего офиса, поэтому необходимо сразу обсудить возможность замены покрытия.
Также вне зависимости от отделки, необходимо обязательно проверить состояние систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC).
Кроме того, перед подписанием договора нужно оценить исправность электрических систем, включая розетки, освещение и силовые кабели, и состояние сантехнических систем, включая водопровод, канализацию и наличие горячей воды.
Мы также настоятельно рекомендуем обсудить условия обслуживания помещения и заранее определить, кто будет нести ответственность за устранение неисправностей.
Если вы находитесь в поиске офисного помещения, обращайтесь в Colliers Kazakhstan
Если вы планируете переезд и ищете новый офис для вашей компании, обращайтесь в Colliers Kazakhstan. Наш отдел брокериджа прекрасно знает рынок офисной недвижимости в Казахстане, имеет контакты большинства крупных бизнес-центров, и поможет вам найти идеальный офис, подходящий под все ваши критерии. Мы также можем помочь с подписанием и продлением договора аренды. По всем вопросам звоните по телефону +7 (727) 296-40-64.
