Умный офис — это офисное пространство, оснащённое современными технологиями, которые улучшают условия работы сотрудников, повышают эффективность, снижают затраты и помогают рациональнее расходовать энергию. В этой статье мы подробнее разберём, что такое умный офис, где проходят границы понятия, почему концепция стала востребованной, как работают цифровизация, доступ по распознаванию лица и автоматизация управления зданием, а также рассмотрим примеры.

Определение и границы понятия

Умный офис — это концепция офиса, где технологии поддерживают управляемые процессы и дают данные для принятия решений. Обычно речь идет о цифровых сервисах для сотрудников, контроле доступа и автоматизации инженерных систем, которые работают согласованно.

Важно отличать умный офис от умного здания. Умное здание — это инженерная инфраструктура и системы управления ею, например, вентиляция, кондиционирование, освещение и учет ресурсов. Умный офис — это организация офисной среды и сервисов, включая доступ сотрудников и посетителей, использование переговорных и рабочих мест, а также обслуживание и качество сервиса.

Если решения внедрены разрозненно и без общих правил и показателей, умный офис не формируется. В этом случае технологии остаются отдельными функциями и не дают устойчивого эффекта.

Почему концепция стала востребованной?

Два основных тренда стимулируют интерес к технологиям «умного офиса» у всех участников офисной экосистемы. Первый тренд — развитие «умных» технологий. Цифровые сервисы, системы контроля доступа, датчики и автоматизация инженерных систем стали доступнее и надежнее, а также позволяют собирать данные и точнее управлять офисной средой.

Второй тренд — рост удаленной и гибридной занятости. Офисы стали использоваться неравномерно, поэтому возрастает потребность в инструментах, которые помогают управлять доступом, бронированием помещений и режимами работы инженерных систем с учетом фактической загрузки. В совокупности эти тенденции сделали «умный офис» практичным ответом на новые сценарии использования пространства и требования к его эффективности.

Каковы преимущества умного офиса?

1. Организации, которые внедряют решения «умного офиса», получают несколько практических преимуществ:
   
   В первую очередь это экономия. Данные о фактической загрузке помогают увидеть недоиспользуемые зоны и принять решения о перепланировке, сокращении избыточной площади и оптимизации затрат на аренду и обслуживание. При росте гибридной занятости такие решения упрощают совместное использование рабочих мест и повышают эффективность планировки. Отдельный эффект даёт управление энергопотреблением, которое помогает уменьшать счета за электроэнергию.
2. Второе преимущество связано с устойчивым развитием. Повышение энергоэффективности обычно ведёт к снижению углеродного следа. Это важно для организаций, которые выполняют экологические цели и учитывают ожидания партнеров, инвесторов и других заинтересованных сторон.
3. Третье преимущество относится к производительности и благополучию сотрудников. Технологии «умного офиса» позволяют точнее поддерживать параметры внутренней среды и при необходимости адаптировать условия в помещениях. Более стабильные условия повышают комфорт, что помогает сохранять работоспособность и снижать текучесть.
4. Четвёртое преимущество касается безопасности. На фоне роста киберрисков и требований к контролю доступа «умный офис» обычно включает инструменты для управления доступом и мониторинга, которые уменьшают вероятность несанкционированного прохода и снижают риск компрометации данных.

Какие технологии используются в умных офисах?

В умных офисах ставят датчики и оборудование, которые передают данные в цифровые системы управления. Это могут быть датчики занятости переговорных и рабочих зон, датчики температуры, влажности и качества воздуха, а также счетчики энергопотребления. По этим данным можно видеть, как офис используется в реальности и где возникают перегрузки или простои.

Данные собирают и сводят в программных системах управления офисной средой. Через них обычно работают бронирование переговорных и рабочих мест, оформление визитов, заявки в эксплуатацию и отчётность для управления пространством и затратами. В эту же логику укладывается цифровизация доступа, когда пропускная система связана с офисными сервисами и поддерживает понятные сценарии для сотрудников и посетителей.

Отдельное место занимает доступ по распознаванию лица, то есть биометрическая идентификация в системе контроля доступа. Такое решение используют, чтобы ускорить проход и повысить управляемость доступа в разные зоны, при условии соблюдения требований к защите персональных данных и наличия альтернативных способов входа.

Для автоматизации управления зданием применяют системы, которые регулируют вентиляцию, кондиционирование и освещение, а также переключают режимы работы с учетом фактической занятости помещений. Это помогает поддерживать комфорт и снижать лишнее энергопотребление.

Примеры умных офисов

Внешний вид здания The Edge, источник parametric-architecture.com

Один из самых известных примеров умного офиса — The Edge в Амстердаме. В здании используется большое количество датчиков, а сотрудники могут настраивать рабочую среду через мобильное приложение. Освещение связано с датчиками движения, температуры и дневного света и включается только при необходимости. Такой подход показывает, как данные о фактическом использовании помогают одновременно поддерживать комфорт и снижать лишнее потребление ресурсов.

Внешний вид здания One Angel Square, источник archdaily.com

Еще один показательный пример — One Angel Square в Манчестере, штаб-квартира группы Co-op, где управление офисной средой происходит на основе данных о дневном свете и присутствии людей и поддерживает гибкий формат работы, что позволяет эффективнее использовать площади. В офисных зонах и атриуме установленные датчики дневного света и датчики присутствия плавно снижают яркость искусственного освещения при достаточном естественном свете и при отсутствии сотрудника на рабочем месте. Наружное освещение здания также управляется датчиками света.

Эта концепция «умного офиса» и примеры наглядно демонстрируют, как современные технологии меняют подход к офисной недвижимости и управлению рабочей средой. За каждым решением в «умном офисе» стоят не только современные инженерные и цифровые инструменты, но и конкретные задачи — снижение затрат на эксплуатацию, повышение энергоэффективности, улучшение условий работы сотрудников и усиление безопасности.